Il Gestionale Web è un applicazione web (web application in inglese, abbreviato in web app)  la cui funzione principale è fungere da punto di accesso unificato alle informazioni aziendali, cosicché ogni membro dello staff tecnico – amministrativo possa svolgere le proprie mansioni facilmente e dallo stesso software. In quanto applicativo web è fruibile direttamente dal web attraverso l’uso di un semplice browser (Chrome, Edge, Safari) da qualunque dispositivo (Desktop, tablet, telefono, etc.).

La necessità di sviluppare un gestionale online solitamente nasce dall’esigenza di digitalizzare, traslando sul web, una serie di processi aziendali che normalmente vengono gestiti in modo cartaceo, con fogli di calcolo o cartelle condivise tra diverse persone, con tutte le problematiche del caso: omonimie di file, difficoltà a reperire i dati aggiornati, errori umani, mancanza di comunicazione.  

Proprio perché progettati per l’utilizzo collaborativo in azienda, i gestionali online, oltre ad implementare una serie di funzionalità specifiche proprie dell’azienda per cui sono progettati (es. pezzi a magazzino, chilometraggio per i veicoli a noleggio, etc.) rispecchiano anche fedelmente l’organizzazione aziendale per quanto concerne la suddivisione dei dati e delle risorse in ruoli, gruppi e comparti. Gli accessi e le funzionalità sono pertanto, a seconda dei casi, limitati da ruoli e permessi ben definita e stabilita a priori.